SECRÉTAIRE ASSISTANT(E)

L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au cœur de l'activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d'un responsable hiérarchique ou d'une équipe, assure la coordination et l'organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.

Activités visées

Assurer un rôle de premier interlocuteur entre les collaborateurs et les partenaires externes.
Préparer, concevoir, présenter et diffuser des documents professionnels.
Effectuer des recherches d'informations à partir de sources identifiées.
Organiser le classement et l'archivage des documents, tant physiques que numériques.
Gérer l'accueil des visiteurs et les flux d'appels téléphoniques, y compris la prise de rendez-vous et la gestion des agendas.
Assurer l’administration des achats et des ventes
Organiser les réunions et les déplacements pour l'équipe.
Produire des tableaux statistiques et des graphiques pour faciliter le suivi de l'activité commerciale.
Participer au suivi administratif du personnel en maintenant les dossiers à jour.

Contenu de la formation

1. Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités de l'équipe

2. Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
• Assurer l'administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnel

Pré-requis

Accéder à la formation sans conditions de diplôme,
Maîtriser les règles basiques d’orthographiques, de grammaticales de la langue française,
Maîtriser les règles basiques de calcul.

Matériels requis

Être équipé(e) d’un ordinateur,
D’une bonne connexion Internet et d’une adresse mail Gmail,
Avoir accès aux logiciels de bureautique courants : Microsoft 365 et/ou Google Workspace
Une Webcam et un micro (ordinateur ou externe).

Processus d'admission

La procédure se compose de plusieurs étapes :
• un rendez-vous diagnostic individualisée,
• l'envoie d'un dossier de demande de formation,
• l'identification, voire évaluation des acquis,
Ces étapes ont pour objectif de définir le parcours le plus adapté à vos besoins.

Accessibilité

Toutes nos formations sont ouvertes aux apprenants en situation de handicap. Lors d'un entretien, le candidat, le référent handicap et l'ingénieure pédagogique collaboreront pour mettre en œuvre des actions favorisant l'apprentissage. Nous vous encourageons à remplir et nous renvoyer le formulaire d'évaluation des besoins et des attentes des apprenants en situation de handicap, afin de mieux préparer l'entretien.

Débouchés

Les types d’emplois accessibles sont les suivants :
• Secrétaire
• Secrétaire administratif
• Assistant administratif
• Assistant polyvalent

L'emploi de secrétaire assistant s'exerce dans tous types d'entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d'activités.

Code ROME

Le code R.O.M.E. est le "Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois". Il sert principalement à la classification et identifier les métiers en fonction des compétences associées :

• M1607 - Secrétariat

Méthodes mobilisées

• Activités, ateliers thématiques et
contextuels,
• Études de cas, jeux de rôle et
mises en situation de l’apprenant,
• Exercices d’application des
connaissances, des savoir-faire et
des compétences,
• Supports pédagogiques (fiches de
cours, i-manuels, vidéos).

Modalités d'évaluation

Modalités du contrôle continu interne:
• Quiz,
• Exposé,
• Simulation,
• Études de cas,
• Travaux pratiques,
• 1 session « prépa-exam » avant les épreuves finales.

Les modalités d'évaluation finales sont inscrites dans le référentiel de formation.

Équivalence, passerelles

Équivalence :
RNCP5881 - Comptable assistant

Passerelles :
Certaines de nos formations permettent des passerelles d’une formation à l’autre en aménageant les parcours.

Durée

Durée totale de la formation : 560 h
• Dont 350 heures en centre
• Dont 210 heures en entreprise

Validation du parcours

Deux sessions d’examen sont programmables par année une en mai et une en novembre. Ces sessions d'examen se dérouleront en présentiel face à un jury indépendant.

Possibilité d’obtenir en qualification partielle, des certificats de compétences professionnelles (CCP) :
• Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités,
• Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines.

Diplôme reconnu par l'État

Le titre professionnel secrétaire assistant(e) de niveau 4 (niveau BAC) est délivré par le ministère du Travail.

Accéder à la fiche RNCP n°36804

Accéder au Référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation

Pour 2023 :

• Taux de réussite : 50% (1 seul apprenant a souhaité passer les épreuves de certification, il a validé 1 bloc de compétence sur les 2)
(pourcentage des apprenants présents aux épreuves de certification et ayant obtenu au moins un bloc de compétence)

• Taux d'achèvement : 75% (3 apprenants sur 4)
(pourcentage des apprenants formés qui ont terminé leur formation sans abandonner)

• Taux de rupture des contrats d'alternance : 25% (1 apprenant sur 4)
(pourcentage des apprenants formés qui ont suivi leur formation en alternance sans rupture de contrat)

• Taux d'emploi ou de poursuite d'étude : 100% (l'apprenant ayant validé 1 bloc de compétence a signé un contrat de secrétariat)
(pourcentage des apprenants ayant décroché un emploi ou ayant choisi de poursuivre ces études, 6 mois après l'obtention d'au moins un bloc de compétence)

• Valeur ajoutée : 24%
(pourcentage )